Hónap eleje van. A könyvelőd ír, hogy küldd el a számlákat. Te nyitod a Gmailt, és elkezdesz keresni. „Invoice” – 47 találat. „Számla” – még 23. „Receipt” – 18. Valamelyik előfizetés számlája biztosan jött, csak épp nem találod, mert a múlt héten elolvasottnak jelölted, amikor a gyerekre várakozás közben nézegetted a telefonodat. De közben tudod, hogy valahol a Drive-on van egy „Számlák 2026” mappa, amibe januárban még lelkiismeretesen feltöltöttél mindent. Februárban már csak az volt benne, amire emlékeztél. Márciusra feladtad. Honnan tudom mindezt? Pont így voltam én is éveken át.
Ha nem egy nagyvállalatnál dolgozol, ahol külön apparátus kezeli a szerződéseket és a számlázást, hanem egy 2-10 fős kisvállalkozást vezetsz, akkor garantáltan te vagy az, akihez beérkeznek a fizetnivalók, az előfizetések számlái és az aláírni valók. Már évek óta harcolsz ezzel – vannak mappáid, címkéid, szűrőid, vannak beállított feladataid, van munkatársad, aki másolatot kap, hogy hátha majd ő lementi. De a hónap végén kiderül, hogy megint keresgélni kell a levelezésben, mert valami kimaradt, nincs meg, nem lett elküldve. Ez megy minden egyes hónapban. Vagyis eddig ez ment.
Miért nem elég a Gmail szűrő?
Mielőtt bárki azt mondja, hogy „de nekem van Gmail szűrőm, az megoldja” – nézzük meg, mit tud valójában egy szűrő, és hol áll meg.A Gmail szűrő címkét tesz rá. Esetleg átmozgatja egy mappába. Talán továbbítja valakinek. Ennyi.
Nem nézi meg, van-e csatolmány, és ha igen, milyen típusú. Nem menti ki a fájlt a Drive-ra. Nem hoz létre dátumozott almappát. Nem küldi el a csatolmányt a könyvelésnek úgy, hogy neked nem kell hozzáérned. Nem szól neked Slacken vagy bármilyen üzenőalkalmazásban, hogy „Hé, jött 3 új számla ma, mind feldolgozva.”
A Gmail szűrő egy fejlett válogatógép. De te nem válogatni akarsz – hanem rendezni, menteni és továbbítani. Erre való a Make.com.
Amit a Make.com tud, és a szűrő nem
A Make.com lényege, hogy összeköti azokat az alkalmazásokat, amiket már használsz – Gmail, Google Drive, Slack, e-mail – és a köztük lévő lépéseket automatizálja. Nem helyettesíti egyiket sem, hanem elvégzi azt a munkát, amit eddig te csináltál kézzel: letöltöd a csatolmányt, megnyitod a Drive-ot, létrehozod a mappát, feltöltöd, visszamész a levélhez, megjelölöd olvasottnak, továbbítod a könyvelésnek.
Ezt a 6-7 kattintást és 3-4 percet minden egyes számlánál – ezt csinálja meg helyetted a Make, másodpercek alatt, hibátlanul, minden egyes alkalommal.
A szűrési feltételek rendkívül rugalmasak. Figyelheted csak a PDF vagy DOCX fájlokat, vagy csak azokat a leveleket, amelyek tárgyában szerepel a „számla”, „invoice”, „receipt”, „szerződés” vagy bármilyen más kulcsszó. Figyelhet fájlnévre is – ha a könyvelőirodád mindig „szamla_” előtaggal küld, az is szűrhető.
És beállítható a futási idő is. Futhat óránként, naponta egyszer reggel, vagy akár csak hetente vagy a hónap egy fix napján – ahogy neked és a vállalkozásod működésének kényelmes. A futás végén értesítést kaphatsz emailben, Slacken vagy bármilyen más csatornán.
Hogyan működik a gyakorlatban?
A workflow négy alapvető lépésből áll:
Az első lépés a figyelés. A Make.com figyeli a Gmail fiókodat az általad meghatározott feltételek szerint. Például: van csatolmány, a tárgy tartalmazza a „számla” vagy „invoice” szót, és az elmúlt 24 órában érkezett. Ez nem jelenti azt, hogy állandóan a levelezésedben turkál – a Make ütemezetten, az általad beállított időközönként fut le, és csak azokat a leveleket nézi, amelyek megfelelnek a feltételeknek.
A második lépés a kiszedés. Ha talál egy levelet, ami megfelel a feltételeknek, kiszedi belőle a csatolmányt. Nem az egész levelet – csak a fájlt. A PDF-et, a DOCX-ot, ami csatolva volt.
A harmadik lépés a rendezés. A Google Drive-on létrehoz egy mappát – például „Számlák / 2026 / 04 – Április” – és feltölti a fájlt. Ha a mappa már létezik, nem hoz létre újat, csak berakja a fájlt. Így a hónap végén nem egy nagy halom fájlod van, hanem szépen rendezett, havi bontású struktúra.
A negyedik lépés a lezárás és értesítés. Az eredeti emailt olvasottnak jelöli – vagy címkét tesz rá, hogy „feldolgozva”. Ezután küld egy értesítést: neked, a könyvelésnek, a kollégádnak – akinek beállítod. Az értesítés tartalmazhatja a fájl nevét, a feladót, a dátumot és a Drive linket, ahol a fájl megtalálható.
Ez a négy lépés egy futás. Ha 5 számla érkezett a beállított időszakban, mind az ötön végigmegy. Te nem nyúlsz semmihez.
„De nálam más típusú dokumentumok is jönnek”
Természetesen. A számlák csak a legegyszerűbb példa, de ugyanez a logika működik szerződésekre, megállapodásokra, ajánlatokra, bármire.
A trükk az, hogy a szűrőfeltételeket és a célmappákat a te igényeidhez igazítod. A Make.com-ban ehhez router-t használsz – ez egy elágazás, ami megnézi a levél tárgyát vagy a fájl nevét, és ennek megfelelően más-más mappába teszi a fájlt és más-más embernek küld értesítést.
Számla → „Számlák / 2026 / Április” mappába, értesítés a könyvelésnek. Szerződés → „Szerződések / Aktív” mappába, értesítés neked és az ügyvédednek. Ajánlat → „Ajánlatok / Beérkezett” mappába, értesítés a sales-nek.
Egy scenario, három ág. Nem kell hármat építened – egy elég, okosan felépítve.
A pszichológia, ami mögötte van
Van egy kifejezés a produktivitás-kutatásban: adminisztratív szorongás. Nem az a baj, hogy sok a számla vagy a dokumentum. Az a baj, hogy a fejed hátsó sarkában mindig ott motoszkál: „Mi van, ha kimaradt valami? Mi van, ha a könyvelő kéri, és nem találom? Mi van, ha lejár egy szerződés, és nem vettem észre?”
Ez az állandó, alacsony szintű stressz nem tűnik soknak, de kutatások szerint a háttérben futó befejezetlen feladatok – a Zeigarnik-hatás – folyamatosan lefoglalják a kognitív kapacitásod egy részét. Nem tudsz rá nem gondolni, mert az agyad nyitott huroként kezeli: elkezdtél egy feladatot (a dokumentumok rendezését), de nincs lezárva.
Amikor automatizálod ezt a folyamatot, nem csak időt spórolsz. Lezárod a hurkot. A fejed felszabadul, mert tudod: ami jön, az el van intézve. Nem kell rágondolnod. Nem kell emlékezned. Nem kell aggódnod hónap végén.
Már akkor is utáltam a hónapnak ezeket a napjait, amikor volt asszisztensem. Mert nekem is dolgom volt vele – még akkor is, ha ő kommunikált a könyveléssel. Mindig jött a kérdés: „Ez a dokumentum hol van?” Nyilván nálam. És nyilván nem érek rá.
Most? Most nem jön a kérdés, mert a dokumentum már ott van, ahová kell, mielőtt bárki kérdezné.
Mennyibe kerül ez?
A Make.com ingyenes csomagjával már el lehet kezdeni – az 1.000 kredit havonta egy ilyen workflow-ra bőven elég, ha naponta egyszer fut. Ha több scenario-d van, a Core csomag havi $10.59, ami 10.000 kreditet ad. Egy ilyen email-feldolgozó futás 4-6 kreditet fogyaszt alkalmanként – 30 nap, napi egy futás, az kb. 150 kredit havonta. Az összes többi kredittel más automatizációkat futtathatsz.
Összehasonlításképpen: ha naponta 10 percet töltesz emailben csatolmányokat keresgélve és rendezve, az havonta kb. 5 óra. Öt óra, amit a vállalkozásod építésére, az ügyfeleidre vagy – igen – a családodra fordíthatnál.
Töltsd le az ingyenes blueprintet – és építsd fel 1 óra alatt
Mindent, amit ebben a cikkben leírtam, összeraktam neked egy letölthető Make.com blueprint-be. Ez egy importálható sablonfájl, amit betöltesz a Make.com fiókodba, és az alapstruktúra azonnal áll.
A blueprint tartalmazza a Gmail figyelő modult, a csatolmány kiszedését, a Google Drive mappakezelést, az email olvasottnak jelölését és az értesítés küldését. Neked csak annyi a dolgod, hogy a saját Gmail fiókodat és Google Drive-odat hozzácsatlakoztatod, és a szűrőfeltételeket a saját igényeidre állítod.
Egyedül a Google hitelesítés kicsit trükkösebb – annak a pontos menetét, a lépésről lépésre összerakást, a modulok működését és a szűrések finomhangolását mind elmagyarázom a kurzus 3. moduljában, ahol ezt a szcenáriót építjük fel együtt. Azért fontos, hogy értsd is, amit csinálsz – ha szeretnéd kibővíteni újabb modulokkal, módosítani a szűrőket, vagy hozzáadni egy új ágat a router-hez, ahhoz tudnod kell, hogy melyik modul mit csinál és miért.
Ha viszont egyszerűen csak használni szeretnéd az alap workflow-t változtatás nélkül, a blueprint-ből is el tudsz indulni.
A lényeg: nem a dokumentumokról szól, hanem a fejedről
Ez a cikk nem arról szól, hogy mindent megoldasz egy Google Drive mappával. Arról szól, hogy a hónap végén ne te keresgélj a levelezésben. Arról, hogy a könyvelőd ne téged zavarjon, hanem egy mappában találjon meg mindent. Arról, hogy ne kelljen emlékezned, mi érkezett és mi nem – mert a rendszer emlékszik helyetted.
A legjobb automatizálás az, amiről egy idő után elfelejtkezel. Beállítod, fut, dolgozik. Te pedig azzal foglalkozol, ami valóban a te dolgod.