Beérkezik egy árajánlatkérés. Teljesen random, talán pont akkor, amikor már fellélegeztél, hogy ma már nem kell csinálnod semmit, végre befejezed azt a sorozatot, mert kell az agyadnak valami rágógumi. A héten már öt árajánlatot írtál meg – mindegyik egy-egy megkezdett óra és természetesen egyikre sem érkezett válasz sem. Ezzel is kellene kezdeni valamit… régóta tervezed, de valahogy sose jut rá idő.
Az ajánlatok többségét most is gépiesen írod. Van egy kialakult sablonod, kiszámolod, kicsit itt meghúzod, ott megválaszolsz pár felmerülő kérdést, ami benne volt az árajánlat kérésben, aztán megformázod a sablonba, csinálsz egy .pdf kimenetet, kimásolod az előző szövegét, átírod a nevet és az email címet, hogy „Tisztelt Kovács Jakab” és elküldöd.
A legtöbb szolgáltató heti 3-5 órát tölt ezzel és közben nem keres pénzt. Megmutatom, hogyan automatizálhatod az egész folyamatot úgy, hogy az ügyfél kitölt egy űrlapot, és perceken belül megkapja a személyre szabott, professzionális PDF ajánlatot emailben. Mindezt Make.com-mal, kódolás nélkül. Pont ugyanúgy fogja megcsinálni, ahogy te, mert betaníthatod az eddigiek alapján, viszont nem csak nyersz heti 5 órát, hanem felszabadulsz ez alól a teher alól, ami váratlanul húzza át a napjaidat!
Miért fáj ez annyira? A kézi árajánlat készítés rejtett költségei
Az árajánlatkérés tipikus folyamata kézzel: email jön → kérdések-válaszok oda-vissza → megnyitod a sablont → beírod az adatokat → kiszámolod az árat → formázod → PDF → csatolod → elküldöd → elfelejted követni. Összeszámolva ez kérésenként 20-40 perc, heti 5-8 ajánlatnál könnyen 3-5 óra. Ha lenne 5 órád, akkor mihez kezdenél vele? Ez több, mint egy fél munkanap a héten, amit kidobsz az ablakon jelenleg. Vagy több, mint egy fél munkanap, amit akár ki is vehetnél végre. Mikor pihentél utoljára? Tudom, nem tudsz, mert árajánlatokat kell írni, pénzt kell keresni. De nem keresel, nem fejlesztesz, mert árajánlatokat írsz. Amikor éppen sikerül. Legtöbbször csak este vagy hétvégén, amikor a kertben kellene játszani a gyerekkel.
A rejtett költségek:
- elszalasztott ügyfél, mert későn válaszoltál;
- elgépelt ár; elfelejtett felár;
- nem egységes megjelenés, elütések, zavaros mondatok
A gyors válaszidő bizalmat épít — aki 24 óra perc helyett 3 nap múlva küld ajánlatot, az már hátránnyal indul. Viszonyt óriási előnyt jelent, ha a tiéd érkezik meg elsőnek!
Hogyan működik az automatizált árajánlat készítés a gyakorlatban?
A teljes folyamat 10 lépésben:
- Az ügyfél kitölti az űrlapot a weboldaladon, ahogy eddig is
- Az adatok azonnal naplózódnak a Make rendszerében és beindul a folyamat
- Az árajánlatadáshoz minden szükséges információt kiolvas egy Google sheet /Excel fájlból
- A kalkulátor kiszámolja az összeget, ÁFÁ-val, akár sürgősségi felárral, részletekre bontva táblázatba rendezi és továbbítja az AI modulnak
- Az AI értelmezi és megírja a formázott árajánlatot, benne minden szükséges információval és továbbítja a folyamat következő moduljához
- Ez a modul egy PDF konverter, amely az elkészített árajánlatot igényes, a cég arculatának megfelelő, zárt formába önti, amelybe nem tudnak beleírkálni
- Becsatolásra kerül az email modulba, amelyben már ott van a sztenderd szöveg, a név, cégnév, státusz automatikusan kitöltésre kerül és kb. 3-5 percen belül landol az ajánlatkérő emailjei között a kész ajánlat
- A workflow végén mindez naplózásra kerül egy fájlban, így mindig tudod kinek és mikor ment ki az ajánlat
Eredmény: ami eddig 20-40 perc volt, az most 0 perc emberi munkával automatikusan történik, akkor is, ha te Netflixezel vagy akkor is, amikor mélyen benne vagy egy munkában és nem kell megszakítanod ezért!
Milyen eszközökre van szükséged egy automatizált árajánlat folyamat megépítéséhez? Milyen költségekkel jár?
Eszközlista rövid magyarázattal, mindegyiknél miért pont azt választottam és mennyibe kerül mindez?
- Make.com – az automatizáció motorja, az egész folyamatot összefogja
- Tally — ingyenes, szép űrlapkészítő, webhook támogatással (bármilyen más űrlappal működik)
- Google Sheets — árlista + naplózás, ingyenes és mindenki ismeri
- OpenAI API — az AI, ami a professzionális ajánlat HTML-t generálja (egy ajánlat kb. $0.01-0.03)
- PDFShift — HTML → PDF konverzió API (ingyenes: 50/hó, a legtöbb kisvállalkozónak elég)
- SMTP email — a kiküldéshez (saját tárhelyedhez kell lennie SMTP-nek)
Havi költség becslés: Make.com ingyenes/alap csomag + OpenAI ~$1-2/hó + PDFShift ingyenes = gyakorlatilag nulla. Nyilván ez akkor van így, ha nem futtatsz más automatizációkat – ami ha működni kezd az egyik a vállalkozásodban, elképzelhetetlen, hogy ne akarnál mindent megoldani.
Reálisan: én Pro Make.com csomagot fizetek, havi 18 dollárért futtatok kb. 30 saját folyamatot, az API költség kb. 10 dollár, azaz nincs 10.000 Ft a működése. A befektetésed az idő, míg ezt felállítod – a nulláról kezdőként is 2-3 óra alatt megépíthető.
Töltsd le ingyenesen a Make.com Blueprint: AI Árajánlat Generátort
Én ezt a 2-3 órát is megspórolom neked ezzel a letölthető és azonnal használható sablonnal: AI Árajánlat Generátor. Behívod a Make felületére, átírod a saját adataidra, az saját számaidra és megtapasztalhatod, hogy milyen az, amikor nem kell többet vesződni az árajánlatok többségével! Nyilván vannak egyedi esetek, nyilván nem mindenre ez a megoldás, de megismerve a Make lehetőségeit, megépítheted a saját megoldásodat!
A regisztráció után egy .json fájlt és egy telepítési útmutatót is találsz, azaz nélkülem is be tudod állítani, ha szépen haladsz modulról modulra!
Viszont, ha érteni is akarod, hogy mit csinálsz, ha szeretnéd megismerni a Make-ben rejlő lehetőségeket, hogy milyen folyamatokat tudsz még könnyebbé tenni, akkor ajánlom a figyelmedbe a Done. Without You. Üzleti automatizálás kisvállalkozóknak – Make.com alapokon kurzusomat, ahol 8 kisvállalkozói problémát oldok meg ilyen automatizált folyamatokkal, lépésről-lépésre videók segítségével elmagyarázom mit és miért csinálok.